Wie rechtskonforme Akquise geht - unsere Checkliste für Sie
Die DSGVO hat vor allem in der Akquise neue Herausforderungen zur Folge. Deshalb haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die die wichtigsten Faktoren vereint, um auf der sicheren Seite zu bleiben. Im Folgenden finden Sie für den schnellen Einblick in alle Themenbereiche eine Checkliste. Wenn alle diese Punkte entsprechend berücksichtigt sind, sollte dem rechtssicheren Akquise-Erfolg nichts mehr im Weg stehen:
1. Daten-Audit über alle Prozesse
Am Beginn der DSGVO-Umstellung steht das umfassende Daten-Audit durch einen Experten. Dies sollte jedoch auch bei jeder Einführung einer neuen Geschäftseinheit oder Softwarelösung, die personenbezogene Daten verarbeiten, Standard sein.
2. DSGVO-zertifizierte Partner
Da Unternehmen auch dann haften, wenn Geschäftspartner oder auch Dienstleister in ihrem Namen Daten verarbeiten, sollte auf eine entsprechende Zertifizierung geachtet werden. Die Grundsätze für die Zertifizierung sind in Art. 42 DSGVO niedergelegt.
3. Verträge für Auftragsverarbeitung
Wer Dienstleister beauftragt, in seinem Namen personenbezogene Daten zu verarbeiten, muss vor Beginn der Zusammenarbeit einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen. Der Branchenverband BITKOM hat hierfür eine Mustervorlage veröffentlicht.
4. Aufbau eines Datenmanagements
Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten muss stets sauber dokumentiert sein: Wann, wo und von wem die Daten erhoben wurden; wie lange sie schon im System sind; wer zu ihnen Zugang hat. Dies erfolgt über eine IT-gestützte Datenbank.
5. Anbindung an das CRM-System
Im nächsten Schritt sollte das Datenmanagement an das CRM-System angeschlossen werden. Damit ist der (Vertriebs-)Mitarbeiter, der die Daten verwendet, stets in der Lage ihren aktuellen Stand nachzuvollziehen – und sie gegebenenfalls zu löschen oder zu korrigieren. Automatisierungssysteme helfen bei der Entscheidungsfindung, wie mit den Daten umzugehen ist.
6. Schulung der Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, sollten auf die geltenden Regularien sensibilisiert werden. Dies steuert Missbrauch und fahrlässigem Verhalten von vornherein entgegen.
7. Neuausrichtung der Akquise-Kanäle
Die klassischen, komplexeren Akquise-Kanäle erleben im Zuge der DSGVO eine Renaissance. Die Hauptinvestition muss in qualitativ hochwertige, relevante Inhalte und den Aufbau einer vertrauenswürdigen Marke erfolgen.
8. Feedback-Schleifen zum Kunden
Ein nahes Verhältnis zum Kunden ist wichtig, um Änderungen in die Einwilligungen aufnehmen und sofort umsetzen zu können. Bereits vor dem ersten Kauf sind daher Service-Kompetenzen gefragt.
9. Qualität geht vor Quantität
Auch bei hochvolumigen Vertriebsaktionen darf die Sorgfalt bei der Datenerhebung niemals zu kurz kommen. Jeder Datensatz muss genau nach Richtlinie erhoben und verarbeitet werden.
10. Laufende Compliance-Überwachung
Sowohl die Einhaltung der DSGVO im eigenen Unternehmen als auch die Rechtsprechung muss laufend überwacht werden, insbesondere da letztere sich durch Gerichtsurteile erheblich ändern kann.
Für rechtskonforme Akquise ist die AMEVIDA SE Ihr kompetenter Ansprechpartner. Treten Sie gerne mit uns in Kontakt: https://www.amevida.de/home/