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Emotionale Aspekte im Kundenservice entscheidend

Kunden mit nur 19 Prozent der Unternehmen emotional verbunden -

Mehr als 77 Prozent der Befragten einer Marktuntersuchung des renommierten Research-Unternehmens Forrester gaben an, dass sie eher wieder mit einem Unternehmen zusammenarbeiten würden, wenn sie eine positive emotionale Verbindung zum Kundenservice bzw. zur Kundenbetreuung hergestellt hätten. Im Durchschnitt erklärten die Befragten allerdings, dass sie sich mit nur 19 Prozent der Unternehmen emotional verbunden fühlten. Empathie und Emotionalität sind nicht nur nach Ansicht der Forrester-Researcher einer der wesentlichen Säulen, Kundenzufriedenheit zu generieren, damit zu einer stärkeren Loyalität und Kundenbziehung zu kommen, die schließlich in einer Kundenbindung und -treue enden könnte.

Nicht wenige Callcenter, Dialogmarketing- und Kundenmanagement-Unternehmen in Deutschland haben vor allem im Hype der rasanteren technologischen Entwcklung an Kundennähe, Kundenverständnis und der geforderten Emotionalität einbüßt. Nicht zuletzt vor dem branchenweit immer stärkeren Verdrängungswettbewerb, der von Callcenter-Kunden aus unterschiedlichen Wirtschaftssektoren gerne auch preisgestaltend ausgenutzt wird, sind die meisten zu digitalen Heilsbringern wie Künstliche Intelligenz, Bots usw. übergelaufen und haben die menschliche Komponente, die Emotionalität im Kundendialog und bei der Kundenerfahrung massiv vernächlässigt. Wieder andere haben mehrfach Callcenter- und Service-Dienstleister aus dem Ausland gleichermaßen in Anspruch genommen wie minderwertige Partner mit geringer Datenqualität sowie fragwürdigem Vertriebs- und Serviceverhalten.

Dass es aber bei zunehmend einheitlichen und vergleichbaren Produkten, Dienstleistungen und Angeboten, wie es insbesondere in der Telekommunikationsbranche, der Energiewirtschaft und auch bei Finanzdienstleistungen - um nur einige wichtige Sektoren zu nennen - zu beobachten ist, auf die Kommunikationsqualität als Erfolgsfaktor am Point of Sales und am Point of Services ankommt, ist unstrittig. Callcenter und andere Kundenmanagement-Dienstleister, die mit Leidenschaft und Begeisterung für die Kunden ihrer Kunden agieren, situativ im Kundendialog Empathie zeigen können und auf dem Fundament dieser analogen Qualitäten verantwortungsvoll digitale Technologien als unterstützendes Instrument einsetzen, sind weit vorne. Selbstverständlich ist dabei natürlich die rechtskonforme Beschaffung und der rechtskonforme Umgang mit Kundendaten nach der Datenschutz-Grundverodnung.

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Vieles spricht für Customer Care-Outsourcing

Viele Unternehmen, die einen höheren Kundenserviceaufwand haben, stehen irgendwann vor der Frage, ob sie auf einen externen Dienstleister setzen oder ein eigenes Contact Center aufbauen wollen. Über den richtigen Weg wird leidenschaftlich diskutiert.

Für den Einsatz von externen Dienstleistern spricht vor allem die Perspektive konstant bessere Ergebnisse zu erzielen. Gute Contact-Center-Dienstleister sind Experten auf ihrem Fachgebiet, verfügen über sehr viel Erfahrung und über hochqualifizierte Contact Center Agenten. Zudem spart diese Option oft Kosten. Die Bezahlung und teure Ausbildung von eigenen Mitarbeitern entfallen. Die Kosten werden leichter kalkulierbar, da die gewünschten Leistungen und deren Preisgestaltung exakt festgelegt werden. Bei mangelnder Erfahrung beim Aufbau eines eigenen Contact Centers kann es hingegen zu einer nachträglichen unerwarteten Kostenexplosion kommen, wenn die tatsächlich benötigten Ressourcen unterschätzt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Unternehmen verstärkt auf eigene Themen und Fähigkeiten fokussieren können...

Die oft genannten Argumente, die gegen einen Einsatz externer Dienstleister angeführt werden, beziehen sich in erster Linie auf eine schwierige Qualitätskontrolle und einen hohen Koordinationsaufwand. Entscheiden sich Unternehmen jedoch für einen kompetenten, erfahrenen und gut organisierten externen Dienstleister, können die zuvor genannten potenziellen Probleme leicht vermieden werden. Mit unseren Auftraggebern arbeiten wir überwiegend langfristig zusammen. Wir sind in ihren Geschäftsfeldern, Produkten und Dienstleistungen zuhause, identifizieren uns mit der Marke und vertreten die Geschäftsinteressen unserer Klienten im Kontakt mit deren Kunden mit Leidenschaft, großem Engagement und ausgeprägter Empathie. Damit konnten wir uns insbesondere in den Bereichen Kundenbindung und Kundenzufriedenheit in der Spitze der Customer Care-Dienstleister in Deutschland gut etablieren.

Traumberuf Contact-Center-Agent?

Die Contact-Center-Branche hat ein Imageproblem. Immer noch gelten Call Center-Agenten überwiegend als schlecht ausgebildet, aus niedrigen sozialen Verhältnissen kommend, die mit ihren Anrufen potenziellen Kunden auf die Pelle rücken, und lediglich auf die Nerven gehen. Zudem werden die Aufstiegschancen innerhalb der Branche als sehr begrenzt angesehen. Hinzu kommt, dass viele Mitarbeiter in Contact Centern mit dem Gehaltsniveau und den Arbeitsumständen unzufrieden sind.

Zudem verändern sich Auslastungsraten extrem schnell, und die Fluktuationsrate bewegt sich auf hohem Niveau. Das Recruiting von neuen Mitarbeitern ist für jeden Call-Center-Betreiber eine Herkulesaufgabe. Bei Inhouse Centern kündigen rund 13 Prozent der Arbeitnehmer den Job nach drei Monaten, bei externen Anbietern sind es 17 Prozent. Dabei werden motivierte und kompetente Mitarbeiter immer wichtiger. Laut einer Studie von PWC aus dem Jahr 2020 wird der deutsche Contact-Center-Markt zur digitalen Hochburg. Vermehrt werden neue Technologien wie etwa künstliche Intelligenz, Robotik oder Sprach- und Stimmerkennung eingesetzt. Gleichzeitig spielen auch die menschlichen Agenten weiterhin eine wichtige Rolle.

Im Zuge des verstärkten Einsatzes von digitalen Tools wird es für Kunden umso wichtiger, dass die „menschlichen" Agenten in ihrer Serviceleistung mit Empathie, Kompetenz und hoher Motivation überzeugen. Betreiber von Contact-Centern müssen somit in das Know-how ihrer „menschlichen" Agenten investieren und den Job des Contact-Center-Agenten attraktiv gestalten.

Bei AMEVIDA sehen wir diese Herausforderungen bewusst als gute Gelegenheit, stets hohe Dienstleistungsqualität und überdurchschnittliches Engagement zu generieren.

Kundenbeziehungen haben einen zentralen Erfolgsfaktor

Emotionale Bindung zahlt sich aus: Unternehmen profitieren von bis zu fünf Prozent mehr Umsatz und einer deutlich höheren Kundenbindung

Mehr als 77 Prozent der Befragten einer Marktuntersuchung des Research-Unternehmens Forrester gaben an, dass sie eher wieder mit einem Unternehmen zusammenarbeiten würden, wenn sie eine positive emotionale Verbindung zum Kundenservice bzw. zur Kundenbetreuung hergestellt hätten. Demgegenüber zeigt eine Analyse des Harvard Business Managers, dass allerdings lediglich 22 Prozent der Kunden tatsächlich eine starke emotionale Bindung zu einem Unternehmen haben. Empathie und Emotionalität erhöhen die Kundenzufriedenheit und stärken sowohl Loyalität als auch die Kundenbeziehung, was sich auf die Kundenbindung sowie auf die Kundentreue positiv auswirkt. Und das zahlt sich für Unternehmen aus: Denn laut einer Studie der Unternehmensberatung Capgemini machen Unternehmen, denen es gelingt, Kunden mit Emotionen an sich zu binden, bis zu fünf Prozent mehr Umsatz pro Jahr.

Aufgrund der rasanten technologischen Entwicklung haben einige Callcenter, Dialogmarketing- und Kundenmanagement-Unternehmen in Deutschland an Kundennähe und Kundenverständnis eingebüßt. Der riesige Wettbewerbsdruck am Markt hat dazu geführt, dass viele Unternehmen zunehmend auf digitale Heilsbringer wie Künstliche Intelligenz und Bots gesetzt haben; die menschliche Komponente blieb in vielen Fällen auf der Strecke.

Neben Trends wie Omnichannel und Social Media ist es also die Kommunikationsqualität, die über den Erfolg im Kundenservice entscheidet. Callcenter und andere Kundenmanagement-Dienstleister, die sich mit Leidenschaft und Begeisterung für ihre Kunden einsetzen, ihnen mit Empathie begegnen und ergänzend digitale Technologien einsetzen, sind weit vorne. Selbstverständlich ist der rechtskonforme Umgang mit Kundendaten nach der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten.

Zukunftsmarkt Best Ager – Teil 3

Drei Märkte profitieren besonders von den sogenannten Best Agern: Die Tourismusbranche, der Gesundheitsmarkt – und der Online-Handel! Warum das so ist und wie Contact Center sich auf diese spezielle Zielgruppe einstellen können, erfahren Sie hier.

In den ersten beiden Teilen unserer Serie über Best Ager (also die Zielgruppe 55+) haben wir bereits geklärt, warum sie eine so wertvolle Zielgruppe für die Tourismus- und die Gesundheitsbranche – und damit im Umkehrschluss auch für Contact Center – sind. Aber auch ein dritter Bereich profitiert von den neuen Best Agern: der Online-Handel.

Laut einer Studie des Österreichischen Handelsverbandes kauft die Generation 55+ nach wie vor am liebsten im stationären Handel. Dabei holt der Online-Handel rasant auf: Bereits 13% der Best Ager kaufen bevorzugt online. Die Produkte, die sie online am liebsten erwerben, sind Elektrogroßgeräte (wie Kühlschränke, Tiefkühltruhen), Smartphones, Elektrowerkzeuge, Sanitäreinrichtungen (wie Armaturen, Duschköpfe) und Gartengeräte. Besonders das Smartphone auf Platz 2 zeigt deutlich: Auch die Silver Society schätzt die Vorzüge von Apps und möchte auf dem neuesten Stand der Technik sein.

Auch die Bitkom bestätigt diesen Trend mit deutschen Zahlen. Demnach betreiben mittlerweile zwei Drittel der Best Ager regelmäßig Online-Shopping. Mehr und mehr freunden sie sich auch damit an, nach der Online-Recherche das Produkt auch gleich per Klick zu bestellen und nicht erst im Laden anzusehen und dann auch vor Ort zu kaufen.

Hier wird es für alle Online-Händler interessant, wenn sie diese große Zielgruppe nicht längst in den Fokus genommen haben. Denn die Gruppe der Best Ager wird aufgrund des demografischen Wandels immer größer.

Aufgrund der vermehrten Nutzung von Online-Diensten und -Shops tun Unternehmen gut daran – neben der lange fokussierten Gruppe der 14-49 Jährigen – auch beim Thema Onlinehandel die Silver Surfer anzusprechen. Denn der weltweite Digitalisierungstrend macht auch vor der dieser Zielgruppe nicht Halt. Im Gegenteil: Sie sind deutlich agiler und technikfreundlicher, als vielfach (noch) vermutet.

Schlagwort Nummer 1 für Best Ager bei Beratung und Verkauf ist Vertrauen. Dieses Vertrauen haben viele von ihnen nicht, wenn sie online kaufen. Die Hauptaufgabe von telefonischen Beratern in Contact Centern ist es also, dieses Vertrauen aufzubauen. Das kann wie folgt gelingen:

  • Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre und hören Sie gut zu, was Ihren Kunden bewegt. Suchen Sie nach der einfachsten und schnellsten Lösung und bieten Sie an, bei der Lösung über Fernsteuerung behilflich zu sein.
  • Wer allen Trends hinterherläuft, verwirrt ältere Kunden. Bieten Sie Ihren Kunden Zuverlässigkeit und Beständigkeit, indem Sie sich auf Kernbotschaften fokussieren.
  • Designen Sie zielgruppengerecht und nutzen Sie große Schrifttypen und starke Kontraste, ohne blendende Farben. Verzichten Sie auf blinkende Eyecatcher auf Ihren Internet-Seiten. Gestalten Sie Ihre Publikationen und Medien übersichtlich und ruhig.

Im Vergleich mit der Generation Z sind die Best Ager viel kritischer, was die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) in Form von Chatbots betrifft. 80% der Menschen über 55 finden den Einsatz von Chatbots wenig sinnvoll.Sie legen im Kundenservice viel mehr Wert auf einen persönlichen Kontakt mit realen Menschen.

Bei AMEVIDA wissen wir das. Unsere MitarbeiterInnen nehmen KundInnen telefonisch an die Hand, gehen in jeder Situation verständnisvoll mit ihnen um und reagieren empathisch auf Problemstellungen. Dank gründlicher Schulungen sind unsere AgentInnen Experten, wenn es um die Kundenbetreuung in unterschiedlichsten Branchen und zu verschiedensten Produkten geht.

Die Förderung einer empathischen Service- und Dienstleistungskultur steht bei uns an erster Stelle. So bauen wir nachhaltig vertrauensvolle Kundenbeziehungen auf und können unterschiedlichsten „Kundentypen", Alters- und Sozialgruppen optimal betreuen.

Zukunftsmarkt Best Ager – Teil 2

Best Ager sind nicht nur in der Tourismus-Branche für Contact Center spannend; auch ein Blick in die Gesundheitsbranche lohnt sich.

Im ersten Teil unserer Betrachtung der sogenannten Best Ager (Altersgruppe 55+) als attraktive Zielgruppe in der Contact-Center-Branche haben wir uns auf den Tourismus-Sektor konzentriert.

Aber auch in der Gesundheitsbranche können sich Contact Center über Best Ager als konsumkräftige Zielgruppe freuen, wenn sie sich an dem Selbstverständnis und den Verhaltensweisen dieser Konsumenten- / Kundengruppe ausrichten. Best Ager achten zunehmend auf gesundheitsbewussten Konsum und Fitness im Alter; der privatfinanzierte Gesundheitsmarkt boomt. Neue Sportkonzepte und das Ausrichten von Spielekonsolen auf die Bedürfnisse einer älteren Zielgruppe können den Absatz deutlich steigern. Besonders profitieren Fitness- und Wellnessstudios von den Best Agern. Gelenkschonende, geführte Sportprogramme und Physiotherapie kommen besonders gut an. Aber gerade aktuell boomt auch der Verkauf von Nahrungsergänzungsmitteln oder Heimgeräten zum Sport im (Online-)Handel.

Wichtig: eine schriftliche oder telefonische Rundumbetreuung bei Verkauf und Service!Auch Chats können für Best Ager eine Kontaktmöglichkeit sein. Lassen Sie Ihren Kunden danach aber bitte nicht suchen, sondern platzieren Sie die Chatfunktion als Angebot zum Austausch prominent am Rand der Seite. Übrigens: Chatbots – also automatisierte Antworten ohne echten Ansprechpartner – werden von der Silver Society wenig angenommen; auch hier siegt der persönliche Kontakt.

Es ist also entscheidend, sich konsequent auf die Bedürfnisse der Best Ager einzustellen. Besonders für Contact Center gilt auch hier:

Telefonisch ist eine persönliche Basis zum Anrufer entsprechend unabdingbar. Der persönliche, vertrauliche Kontakt ist zentral. Nehmen Sie Ihren Kunden an die Hand, seien Sie empathisch und beschreiben Sie einzelne Schritte ganz genau. Sollte der Kunde selbst nicht weiterkommen, ziehen Sie die Fremdsteuerung etwaiger Endgeräte in Betracht, um Probleme zu lösen. Machen Sie transparent, welche Schritte Sie vollziehen und warum – im besten Fall geben Sie Hilfe zur Selbsthilfe.

Deswegen setzen wir bei AMEVIDA auf die Schulung und das Coaching unserer MitarbeiterInnen hinsichtlich ihrer Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in Hinblick auf das Verhalten gegenüber und im Umgang mit den unterschiedlichsten „Kundentypen", Alters- und Sozialgruppen. Die Förderung einer empathischen Service- und Dienstleistungskultur steht dabei ganz oben.

Zukunftsmarkt Best Ager

Wie sich Contact Center und ihre Kunden noch besser auf eine ältere Zielgruppe einstellen können.

Ständig wird über die junge Zielgruppe gesprochen: Wie erreiche ich die Millenials, die Gen Z und die Gen Y? Wie setze ich neue Kontaktmöglichkeiten ein, um für eine dynamische Zielgruppe rund um die Uhr erreichbar zu sein?

Dabei gibt es neben der ganz jungen Zielgruppe noch eine andere zentrale Gruppe, die für Contact Center und ihre Kunden immer wichtiger wird: Die sogenannten Best Ager, Silver Society oder wie auch immer man sie bezeichnen möchte.

Warum?

Weil Menschen immer älter werden und im Alter noch deutlich aktiver am Leben teilnehmen wollen, als es noch vor einer Generation der Fall war. In der Altersgruppe 55+ sehen sich die Menschen immer mehr „im besten Alter" – und wollen ihr Leben in vollen Zügen genießen.

Good to know: Diese Zielgruppe ist zeitlich flexibler als alle anderen und außerdem noch kaufkräftiger und -freudiger. Die Lust zu Reisen und zu Lernen steht im Vordergrund.

Entsprechend profitiert vor allem die Tourismusbranche von der Silver Society. Von allen Reisenden aus Deutschland sind 33 Prozent heute über 60 Jahre alt – Tendenz steigend. Best Ager wollen oft an ungewöhnliche Orte, an denen sie aber auch mit ersten körperlichen Einschränkungen noch mobil sein können. Wichtig sind auch eine gute medizinische Betreuung, spezielle Versicherungsmöglichkeiten sowie eine hohe Servicequalität.

Die Silver Society ist als Zielgruppe aber nicht nur attraktiv, sondern auch anspruchsvoll, was Produkte und Services angeht. Sie möchte anders behandelt werden, als jüngere Zielgruppen das wollen. In allen oben genannten Branchen ist deswegen die Servicequalität entscheidend, um Kaufentscheidungen zu beeinflussen.

Aber wie gehen Contact Center nun am besten mit den Bedürfnissen der Silver Society um?

Unsere Zielgruppe ist in einer Zeit groß geworden, in der Anliegen hauptsächlich schriftlich geklärt wurden. Stellen Sie also sicher, dass Sie gut erreichbare schriftliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den häufigsten Fragestellungen oder Problemen anbieten - gerne auch Checklisten.

Telefonisch ist eine persönliche Basis zum Anrufer unabdingbar. Der persönliche, vertrauliche Kontakt ist zentral. Nehmen Sie Ihren Kunden an die Hand, seien Sie empathisch und beschreiben Sie einzelne Schritte ganz genau. Sollte der Kunde selbst nicht weiterkommen, ziehen Sie die Fremdsteuerung etwaiger Endgeräte in Betracht, um Probleme zu lösen. Machen Sie transparent, welche Schritte Sie vollziehen und warum – geben Sie Hilfe zur Selbsthilfe.

Contact Center erreicht speziell seit März 2020 ein erhöhtes Aufkommen an Anrufen in Bezug auf stornierte Reisen, Flüge etc. Gerade in solchen Situationen ist es noch einmal zusätzlich wichtig, empathisch zu reagieren.

Deswegen setzen wir bei AMEVIDA auf die explizite Schulung und das Coaching unserer MitarbeiterInnen hinsichtlich ihrer Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in Hinblick auf das Verhalten gegenüber und im Umgang mit den unterschiedlichsten „Kundentypen", Alters- und Sozialgruppen. Die Förderung einer empathischen Service- und Dienstleistungskultur steht dabei ganz oben. Natürlich achten wir auch beim Ausbau unseres Touristiksektors sehr auf die Förderung der Sozialkompetenz unserer Call-Center-AgentInnen.

Wir haben einen Deal – und jetzt?

Wie sich der Brexit auf die Callcenter-Branche auswirken wird.

Vor nicht weniger als fünf Jahren ging die große Brexit-Debatte los, als die UK für einen Austritt aus der EU stimmte. Damals startete ein schier unendlich scheinender Verhandlungsmarathon; bis es Ende 2020 doch noch gute Nachrichten gab: Wir haben einen Deal. Doch was bedeutet das jetzt – speziell für die Callcenter-Branche – und was gibt es zu beachten?

Veränderungen gibt es speziell in den folgenden Bereichen:

  • Gesellschaftsrecht:
    Nach dem Brexit werden bisherige, in Deutschland ansässige Limited-Gesellschaften in die deutschen Rechtsformen GbR oder oHG überführt. Gesellschafter müssen nun mit ihrem Privatvermögen haften und möglicherweise höhere Steuern zahlen. Sollten also aktuell noch Contact Center als Limited-Gesellschaft mit Sitz in Deutschland bestehen, ist es jetzt dringend an der Zeit, diese in deutsche Gesellschaftsformen überführen zu lassen.
  • Personenfreizügigkeit [zur der auch die Arbeitnehmerfreizügigkeit sowie die Niederlassungsfreiheit für Unternehmen gehören]:
    Ab dem 1. Januar 2021 haben Personen, die bis dahin zum Aufenthalt oder zum Arbeiten in Deutschland (oder einem anderen EU-Staat) berechtigt waren und von diesem Recht Gebrauch gemacht hatten, dieselben Rechte wie vor dem Austritt. Sie brauchen dabei nichts tun, um ihre Rechte geltend zu machen. Es reicht der Nachweis, dass Rechte nach dem Austrittsabkommen bestehen. Informationen dazu erhalten Sie bei der für Sie zuständigen Ausländerbehörde.
    Bis zum 30. Juni 2021 müssen BritInnen, die am 31. Dezember 2020 in Deutschland gewohnt haben und weiterhin in Deutschland wohnen bleiben wollen, ihren Aufenthalt bei der für ihren Wohnort zuständigen Ausländerbehörde anzeigen, um dann das neue Aufenthaltsdokument zu erhalten.
    Haben Sie britische MitarbeiterInnen oder solche, die im Vereinigten Königreich arbeiten? Oder haben Sie Kunden, die das betreffen könnte? Dann legen Sie diesen dringend ans Herz, sich mit der zuständigen Ausländerbehörde in Verbindung zu setzen – oder können Sie das selbst übernehmen?
  • Dienstleistungsfreiheit und freier Kapital- und Zahlungsverkehr:
    Die uneingeschränkte Dienstleistungsfreiheit entfällt. Die UK gilt künftig als Drittstaat und muss bei Dienstleistungen auch als solcher behandelt werden.
    Im Zahlungsverkehr kommen ab sofort die Regularien für Zahlungen von/an nicht EWR-Staaten zur Anwendung. Das heißt, dass Großbritannien weiterhin über SEPA-Lastschriften erreichbar ist, ab sofort aber Zahlungsverkehrsspesen anfallen.
    Etwaige MitarbeiterInnen von Contact Centern in der UK werden entsprechend teurer. Ihre Kunden müssen informiert werden, dass künftig höhere Kosten für Zahlungen in die UK anfallen.
  • DSGVO:
    Nachdem ein Deal erzielt werden konnte, gilt die DSGVO für einen Übergangszeitraum zunächst ganz normal auch in den UK weiter.

Contact Center betrifft der Brexit also vor allem dann, wenn diese Kunden im Vereinigten Königreich betreuen oder sie sonstige wirtschaftliche Beziehungen in die UK unterhalten (z.B., wenn ArbeitnehmerInnen dort beschäftigt sind). In solchen Fällen gilt es jetzt, sich mit dem Thema Brexit noch einmal konkreter zu beschäftigen und sich an einen Rechtsbeistand zu wenden.

Ganz unmittelbar ist natürlich auch zu erwarten, dass Kunden jetzt wieder mehr Fragen haben, welche Auswirkungen der Brexit auf ihre jeweilige Branche oder ihren Arbeitsalltag hat. Auch darauf gilt es, gut vorbereitet zu sein.

DSGVO in der Akquise

Seit zweieinhalb Jahren ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Europa geltendes Gesetz. Doch noch immer wissen viele nicht, worauf es bei der rechtskonformen Akquise nach DSGVO ankommt. Gerade in der Call-Center-Branche mit Multi-Channel-Lösungen ist dieses Wissen aber essentiell. Seit zweieinhalb Jahren ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Europa geltendes Gesetz. Doch noch immer wissen viele nicht, worauf es bei der rechtskonformen Akquise nach DSGVO ankommt. Gerade in der Call-Center-Branche mit Multi-Channel-Lösungen ist dieses Wissen aber essentiell.

Zunächst einmal kommt es darauf an, wen Sie bei der Akquise ansprechen wollen. Privatperson oder Unternehmen?

Die nächste Frage ist, ob Sie den entsprechenden Kontakt per Mail oder Telefon ansprechen. Je nachdem, gelten verschiedene Regeln. Dabei hat die DSGVO sogar Vorrang vor dem Bundesdatenschutzgesetz.

Ob Kaltakquise betrieben werden darf oder nicht, hängt von der Einwilligung der kontaktierten Person ab. Handelt es sich dabei um eine Privatperson, brauchen wir eine ausdrückliche Einwilligung der angerufenen Person. Haben wir diese nicht, dürfen wir keine Akquise betreiben. Handelt es sich beim Kontakt um ein Unternehmen, ist eine sogenannte „mutmaßliche Einwilligung" ausreichend. Wenn es also ein nach Art. 6 DSGVO definiertes berechtigtes Interesse unsererseits gibt, dürfen wir - auch ohne explizite Einwilligung - akquirieren.

Bei der telefonischen Ansprache gibt es außerdem eine Besonderheit: Wir dürfen die Einwilligung nicht per Double-Opt-In-Verfahren einholen – eine Eintragung von Telefonnummer und Mailadresse in ein Online-Formular und die anschließende Bestätigung der Mailadresse reichen also noch nicht aus. Hintergrund ist, dass nicht zweifelsfrei identifizierbar ist, dass die Telefonnummer tatsächlich die des Mail-Absenders ist. Wir müssen hier auf spezifische Formulare zur Einverständniserklärung zurückgreifen.

Bei diesen muss schon aus der Formulierung hervorgehen, dass die angesprochene Person mit der Zustimmung in die Datenerhebung und -verarbeitung einwilligt.

Wie zufrieden sind Callcenter-Agenten im Home-Office?

Die Corona-Pandemie hat auch Auswirkungen auf die Callcenter-Branche. Gerade hier, wo normalerweise viele Menschen nah zusammensitzen, ist schon seit Anfang der Pandemie Home-Office angesagt. Das tut der Serviceleistung der AgentInnen aber ganz gut, wie eine neue Studie des Deutschen Dialogmarketing Verbandes zeigt.

Die vom 7. Juli bis 11. August 2020 durchgeführte Studie zeigt, dass die Erreichbarkeit von AgentInnen auch im Home-Office gleichgeblieben ist.

Doch nicht nur Kunden erleben keine negativen Auswirkungen im Zuge der neuen Entwicklungen. Auch auf die Mitarbeiter selbst scheint sich das Home-Office positiv auszuwirken, wie die Studie des Deutschen Dialogmarketing zeigt. Denn die Produktivität steigt und die Krankenquoten sinken.

Im Untersuchungszeitraum ist der Anteil der Mitarbeiter im Home-Office im Vergleich zur Vor-Corona-Zeit gruppenübergreifend (AgentInnen, Management/Verwaltung und sonstige MitarbeiterInnen) stark gestiegen. Waren es jeweils elf Prozent der AgentInnen und 23 Prozent des/der Managements/Verwaltung sowie elf Prozent der sonstigen MitarbeiterInnen vor Corona im Home-Office, so waren es im Mai/Juni jeweils 66 Prozent, 63 Prozent und 43 Prozent.

Rundum positive Auswirkungen

Die Krankenquote ist bei mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen gesunken. Betrachtet man nur die Mitarbeiter im Home-Office, so verzeichneten sogar rund 59 Prozent der Befragten einen Rückgang der Krankenquote gegenüber den ersten Monaten 2020.

Was die Produktivität betrifft, so ist diese bei einem knappen Drittel der Befragten gestiegen, während sie bei rund 43 Prozent unverändert und bei rund 25 Prozent der Unternehmen gesunken ist. Deutlicher ist der Anstieg im März/April, wenn nur die Mitarbeiter im Home-Office betrachtet werden: Hier ist die Produktivität sogar bei 44 Prozent der Unternehmen gestiegen, bei 31 Prozent unverändert geblieben und bei 25 Prozent gesunken.

Im Punkto Mitarbeiterzufriedenheit konnte eine Steigerung beobachtet werden. Im März/April 2020 ist diese bei 41 Prozent der Gesamtbelegschaft gestiegen, bei den MitarbeiterInnen im Home-Office sogar bei 61 Prozent. Nur bei 16 Prozent aller bzw. 8 Prozent der MitarbeiterInnen im Home-Office ist die Zufriedenheit gesunken. Dieser Trend verstärkt sich im Mai/Juni sogar noch: Jetzt ist die Zufriedenheit in der befragten Belegschaft sogar um 49 Prozent der Mitarbeiter gestiegen, im Home-Office steigt dieser Wert auf 63 Prozent.

Mehr Anrufe als üblich

Die Tourismus-Branche erlebt erhebliche Umsatzeinbrüche infolge der Corona-Krise. Die Contact Center der Tourismus-Branche haben dafür aber mehr zu tun, als jemals zuvor – zumindest in großen Teilen. Dauerhafte Erreichbarkeit über verschiedenste Kanäle ist da ein immenser Wettbewerbsvorteil.

Das klassische Beispiel aus der Praxis: Bedingt durch die Pandemie und die folgenden Reisebeschränkungen konnten viele Menschen ihre geplanten Reisen nicht antreten. Das führte bei Anbietern und Vermittlern dazu, dass die Contact Center mit Anfragen verunsicherter Urlauber und dann mit Stornierungen überrannt wurden. In Österreich z.B. wurde zum 1. Quartal des laufenden Jahres 14 Prozent mehr telefoniert, als noch im Quartal zuvor. Konkret machte das einen Unterschied von 886 Millionen Telefonminuten aus.

Für Deutschland liegen leider bisher keine vergleichbaren Zahlen vor, doch dürfte sich auch hierzulande ein ähnlicher Trend abbilden lassen.

Klar ist aber auch hier, dass Contact Center sich an die veränderten Bedingungen am Markt anpassen mussten, denn viele Mitarbeiter sind immer noch im Home-Office. Laut einer aktuellen Studie des Deutschen Dialogmarketing Verbandes (DDV) hat der Kundenservice darunter nicht gelitten. Nur knapp 17 Prozent der Befragten geben an, dass die Erreichbarkeit von ServicemitarbeiterInnen abgenommen hat. 37 Prozent sind der Meinung, die Erreichbarkeit sei gleichgeblieben und weitere 31 Prozent geben sogar an, eine bessere Erreichbarkeit erlebt zu haben.

Weder Kundenzufriedenheit, Qualität noch Effizienz der Call Center haben also unter den Umständen gelitten.

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